En esta guía te explicaremos cómo puedes preparar la base de datos que tengas previamente para importarla de forma sencilla y rápida a Eholo.
Recuerda que, adicionalmente, Eholo te ofrece la funcionalidad de autorelleno de datos del paciente, por lo que recomendamos que importes los datos esenciales y aproveches esta funcionalidad como una oportunidad para actualizar aquellos que puedan haber variado.
La información esencial para poder subir los pacientes correctamente es:
Número de ficha del paciente: si aún no tiene número asignado, deberemos darle un número para poder subirlos correctamente
Nombre del paciente
Información de contacto, como su número de teléfono y/o su dirección de email
Dirección de email del profesional asignado a ese paciente. Este email deberá estar registrado en el centro de Eholo.
👉🏻 Puedes ver un vídeo completo sobre como preparar los archivos Excel y como importarlos haciendo clic aquí.
OBTÉN TU BASE DE DATOS
1. Lo primero que deberás hacer es descargar el archivo con los datos de la plataforma anterior, o pedir que te realicen la exportación
Al ser mucha información, algunos de los formatos más comunes en los que se exportará son CSV o TXT. Para otros formatos no compatibles con Excel, será necesario usar previamente un conversor de tu elección
2. Para poder abrir el fichero en una hoja de cálculo, abriremos una nueva hoja, y haremos click en Archivo y en Importar, y desde ahí seleccionaremos nuestro fichero.
Esta imagen e instrucciones están extraídas de Google Sheets, puesto que es una aplicación accesible para todos. Para Microsoft Excel, esta importación deberá hacerse desde la pestaña de Datos, donde da la opción de Obtener datos. Esta opción abrirá un desplegable a través del que podrás cargar tus datos según el formato en el que se encuentren.
3. Una vez seleccionado el archivo, nos dejará escoger dónde lo importamos y el separador o delimitador (es decir, qué diferencia unas columnas de otras) que queremos que tenga en cuenta, y le daremos a importar datos o cargar, dependiendo de la aplicación que usemos.
Ojo!
En Google Sheets, es importante quitar el tick de "convertir texto en números, fechas y fórmulas", para que quede como en la imagen.
4. Con esto, tendrás tu base de datos en un Excel; este fichero podrá subirse directamente como puedes ver en el artículo Importa tu base de datos a Eholo, o bien podrás darle forma siguiendo la plantilla que te ofrece Eholo.
PREPARA TUS DATOS PARA SU IMPORTACIÓN
Es importante que la información que figura en las columnas de la base de datos/plantilla sea legible e interpretable por Eholo. Para ello, dejamos a continuación algunas recomendaciones que pueden ser de utilidad, sobretodo en lo que refiere a los campos esenciales.
1. La información que importemos a Eholo deberá contar siempre con un número de ficha del paciente al que haga referencia, ya que servirá para luego poder relacionar sesiones o registros clínicos.
👉🏻 Es importante que en todos los documentos que importemos el número de ficha sea el mismo.
Después, una vez tengas ya toda la base de datos configurada, si lo deseas podrás cambiar el número de ficha de los pacientes.
Si no tuvieran número de ficha asignado, se tendría que añadir una columna e ir dándole número. Podría hacerse de la siguiente manera
2. Es importante que en las columnas que haya datos de contacto, como números de teléfono o direcciones de email, no haya espacios ni símbolos que no pertenezcan al email en cuestión. En caso de que los haya, puedes hacer uso de la función buscar y reemplazar para limpiar esta información
¡Consejo!
La opción de buscar y reemplazar funciona tanto para símbolos como para texto, y será útil para preparar cualquier base de datos, incluyendo registros de historias clínicas.
3. Es muy recomendable que haya una columna en la que se estipule el prefijo del número de teléfono para poder importarlos correctamente, especialmente si manejas números de teléfono internacionales (con un prefijo diferente al +34).
COMBINA TU BASE DE DATOS
CON LA PLANTILLAS DE IMPORTACIÓN DE EHOLO
👉🏻 Encuentras toda esta información en este vídeo tutorial completo.
Te recomendamos que utilices las ✨plantillas de Eholo✨ para importar tus datos, no es imprescindible pero te ayudará a tenerlo todo más ordenado, limpio y la subida será más rápida; además las Eholo reconocerá las columnas automáticamente y no hará falta que las asignes manualmente. Si quieres ordenarlo con nuestras plantillas puedes hacerlo siguiendo estos pasos:
1. Accede al apartado de Pacientes de Eholo, y haz clic en importar pacientes.
2. Haz clic en el apartado que quieras importar. Es importante que importes primero de todo los Pacientes para luego poder importar las plantillas de sesiones e historias clínicas.
3. Descarga la plantilla, se guardará en tu Ordenador.
4. Abre la plantilla. Recuerda que no todos los campos son obligatorios para la subida de datos. Los campos obligatorios son: Nº de Ficha, Nombre o correo del profesional (el correo que usas dentro de Eholo), Nombre y Apellidos del paciente, correo electrónico del paciente o teléfono. Recuerda que, una vez subidos los pacientes, puedes utilizar la funcionalidad de autorelleno de datos de la Ficha del Paciente para pedirles que rellenen ellos sus datos, mira aquí como funciona.
5. Te recomendamos dividir la pantalla para poner los excels uno al lado del otro, y entonces iremos copiando y pegando (con Ctrl + C o Command + C para copiar y Ctrl + V o Command + V para pegar) las columnas que tengamos en nuestra base de datos dentro de la plantilla de Eholo.
6. Una vez pasada toda la información, tu base de datos habrá quedado lista y ya podrías importarla a Eholo.
👉🏻 Encuentras toda esta información en este vídeo tutorial completo.
Puedes replicar este proceso para importar las sesiones/citas y las notas de historia clínica.