Importar los pacientes
1. Desde el apartado de Pacientes, haz click en el botón Importar pacientes, situado en la parte superior derecha de la pantalla
2. Esto abrirá una pantalla que te permitirá elegir si queremos importar los pacientes, las sesiones o las historias clínicas. Para poder importar sesiones e historias clínicas, el primer paso será siempre importar los pacientes
3. Al clicar sobre importar, tendrás la opción de subir tu fichero con la información de los pacientes (podrás cargarlo haciendo click en el centro o arrastrándolo). Si no tienes un archivo preparado, puedes descargar nuestra plantilla y rellenarla con los datos que tengas
¡Consejo!
El formato del fichero que se suba deberá ser en Excel; en caso de tener un documento en formato distinto, será necesario usar previamente un conversor de archivos que se ajuste a lo que necesites; podrás acceder a varios de ellos a través de una búsqueda en Google.
4. Una vez visualizas el archivo, es importante asignar las columnas con los titulares de arriba. Si no quieres que se tenga en cuenta la información de alguna columna, podrás dejar el titular como "omitir"
La información esencial para poder subir los pacientes correctamente es:
Número de ficha del paciente (si aún no tiene número asignado, en el fichero previamente a la subida podemos añadir una columna y asignarles un número)
Nombre del paciente
Información de contacto, como su número de teléfono (añadiendo una columna para el prefijo) y/o su dirección de email
Dirección de email del profesional asignado a ese paciente. Este email deberá ya estar registrado en el centro de Eholo para que pueda asociarse correctamente
5. Cuando termines de asignar las columnas, haz click en "guardar pacientes" y Eholo se encargará de crear las fichas de todos los pacientes.
¡Ojo!
Es importante no cerrar la pestaña hasta que termine la importación para que pueda hacerse correctamente.
Importar las sesiones
1. Para importar las sesiones, una vez ya tienes los pacientes creados, deberás ir al apartado de pacientes y hacer click en "importar pacientes", como hemos visto previamente. En este caso, seguidamente clicaremos en "importar sesiones de pacientes"
2. Podremos subir nuestro fichero con las sesiones o usar la plantilla de Eholo para registrarlas con toda la información
Recuerda que el fichero deberá estar en formato Excel
3. Es importante repasar la asignación de columnas para asegurar que la información se relaciona correctamente. En caso de no encontrar la columna con la que relacionar el titular, podemos ponerla como "Saltar"
Para importar las sesiones, los datos obligatorios son los siguientes:
Número de ficha del paciente: tiene que ser el número de ficha que ese paciente tiene asignado previamente en Eholo
Fecha y hora de inicio y de final de la sesión: en dos columnas distintas, pondremos la fecha y hora de inicio y la fecha y hora de fin de la sesión. Es importante, en el fichero, darle formato de fecha y hora para que Eholo pueda interpretarlo correctamente
Email del profesional que realiza la sesión: la dirección email con la que está registrado en Eholo, para que se le pueda asignar
Precio de la sesión
4. Una vez se han relacionado las columnas correctamente, haremos click en "importar sesiones" y Eholo las creará automáticamente
Recuerda: Es importante no cerrar la pestaña hasta que termine la importación
Importar las historias clínicas
1. En caso de querer tener todos los registros clínicos de sesiones ya realizadas en Eholo, la última opción a la que puedes acceder en el botón de "importar pacientes", dentro del apartado de Pacientes, es "importar historiales clínicos de pacientes"
2. Puedes utilizar la plantilla que proporciona Eholo para estructurar la información, o subir el fichero que tengas creado hasta el momento
Recuerda que el formato legible por la plataforma es Excel
3. Lo siguiente es asignar las columnas correctamente para que los historiales puedan subirse asociados al paciente correctamente. Si hay información extra a la requerida, puedes asignar esa columna con "Saltar"
La información necesaria para relacionar los historiales con los pacientes es la siguiente:
Número de ficha del paciente: el número de ficha con el que previamente se ha registrado a este paciente en Eholo
Email del profesional que ha creado ese registro
Fecha en la que se creó esa nota: es importante darle formato de fecha
Nota: el cuerpo del texto del registro
4. Tras relacionar las columnas, puedes hacer click en el botón azul de "importar" para que Eholo pueda subir los registros a la plataforma
Recuerda esperar a que se suban antes de cerrar la pestaña
Con esta guía, podrás importar fácil y rápidamente tus pacientes, sesiones e historiales, ¡dejando tu base de datos lista para empezar a trabajar con Eholo cuanto antes!